90 dias em uma distribuidora: como um projeto de IA acontece, semana a semana

Antes de tudo: este caso é ilustrativo

Não é um cliente. É uma composição — o roteiro que se repete em empresas de porte médio, montado aqui para mostrar como o tempo passa dentro de uma implantação. Nenhum número mágico, nenhum "aumentamos 300%". O objetivo é que você reconheça a sua empresa no roteiro e saiba o que esperar.

O cenário: uma distribuidora com cerca de 60 pessoas, ERP antigo, pedidos que chegam por WhatsApp, e-mail e telefone, e um time comercial que passa boa parte do dia transcrevendo pedido e respondendo "esse item tem em estoque?".

Semanas 1 e 2 — o Raio-X

Ninguém escreve código nessas duas semanas. Se escrever, alguma coisa está errada.

O que acontece: conversas com quem executa (não só com quem chefia), acompanhamento do dia real, levantamento de onde vive cada informação. É aqui que aparecem as descobertas incômodas — a tabela de preço que tem três versões circulando, a regra de desconto que "todo mundo sabe" e não está escrita em lugar nenhum, o vendedor que mantém uma planilha própria porque não confia no relatório oficial.

Ao fim, três entregas: o desenho do processo como ele é de verdade, o mapa de quem decide e quem pode vetar, e a projeção de retorno. Essa última é um portão: se a conta não fecha, não se constrói. É a hora mais barata de dizer não.

Nesse cenário, a conta fechou em um lugar só: a triagem e a resposta do pedido que chega por texto.

Semanas 3 a 6 — piloto com guardrails

O piloto atende um pedaço da operação — dois vendedores, um turno — e nasce com limites definidos: o que a solução pode fazer sozinha, o que precisa de confirmação humana, o que ela nunca decide (desconto fora da política, por exemplo).

Duas coisas dominam essas semanas. A primeira é o acesso ao dado: quase sempre atrasa, porque depende de senha, de fornecedor do ERP ou de alguém que está de férias. A segunda é a avaliação sistemática — montar um conjunto de casos reais, incluindo os difíceis, e medir quantos a solução acerta. Sem isso, "está funcionando bem" é impressão.

É comum o piloto ir mal na primeira rodada. Ir mal cedo, num escopo pequeno, é exatamente o objetivo.

Semanas 7 a 10 — produção e a camada que ninguém vê

Ligar para o resto do time exige o que a demonstração não exige: tratamento de erro, registro do que foi feito, quem responde quando algo sai errado, acesso por perfil.

E acontece a parte silenciosa: instituir a base de memória. Cada pedido tratado passa a deixar rastro estruturado — o que foi pedido, o que faltou, que regra foi aplicada, quem confirmou. Isso não é log técnico. É o começo da memória organizacional: a camada invisível que faz a próxima resposta ser melhor que a anterior e que não vai embora quando alguém pede demissão.

Semanas 11 a 13 — adoção e a prova do ganho

O sistema estar entregue não significa nada. O critério é uso recorrente.

Nessas semanas se descobre quem realmente usa. Aparece o vendedor que voltou a fazer do jeito antigo — e quase nunca por teimosia: normalmente porque a ferramenta erra em um caso específico do dia dele que ninguém mapeou. Ouvir isso e ajustar é o trabalho.

No fim, compara-se com a linha de base coletada na semana 1: tempo médio para responder um pedido, quantos pedidos por pessoa, quantos erros de digitação chegaram ao faturamento. Sem linha de base não existe prova — existe opinião, e opinião não sustenta orçamento no ano seguinte.

O que costuma dar errado

Três coisas, em ordem de frequência:

• Acesso a dado atrasa. Comece a pedir senha e liberação na semana 1, não na semana 4.
• O patrocinador some. Uma a duas horas por semana de alguém com poder de decidir é o que impede o projeto de ficar parado esperando resposta.
• Escopo cresce no meio. "Já que estamos aqui, dá para incluir a cobrança?" Dá — no próximo ciclo. Escopo que incha no meio é a forma mais comum de um projeto de 90 dias virar um de 240.

Nada disso é tecnologia. É gestão — e é por isso que a parte difícil de um projeto de IA quase nunca é o modelo.

Quer ver como esse roteiro ficaria na sua operação, com prazos e a conta de retorno? Fale com a AI Start no WhatsApp.